Notre client, leader sur son secteur d'activité recherche dans le cadre d'un poste en intérim de 6 mois un Office manager / assistant de direction.

Vos principales missions (non exhaustives) sont les suivantes :
- Travailler en lien direct avec les Managing directors et les assister, l’objectif étant de faciliter le travail et la qualité de vie des collaborateurs de la société (3 MDs et 3 collaborateurs) :

• Mise en place de conférences téléphoniques (en liaison avec des Exécutive assistants en France et à l’étranger)
• Réservation petits-déjeuners, déjeuners
• Organisation de réunions en présentiel
• Réservation de vols, trains, hôtels, taxis...
• En charge de rentrer les notes de frais pour tous les MDs et salariés sous un logiciel (CONCUR)...

* Veiller au bon fonctionnement de la société :

• Etre en relation constante avec les fournisseurs (ménage...).
• Passer les commandes de fournitures, café, eau, timbres...
• Etre en relation avec le Property Manager pour tout problème concernant l’immeuble.
• Gérer tout problème interne dans les locaux (électricité, air conditionné...).
• En charge d’entrer tout nouveau fournisseur dans un logiciel (ONE TRUST) avant paiement d’une facture.

* Assurer la gestion administrative de la société :

• Etre en charge des contrôles annuels réglementaires (électricité, extincteurs, air conditionné).
• Etre en charge du Business Continuity Plan.
• Mettre à jour le DUERP.
• Gestion des badges.

* Interface entre la Direction, les Managers, les RH, l’IT et les salariés.
* Accueil des clients, fournisseurs et autres visiteurs.
* Traitement du courrier.
* Missions RH :

• Suivi des cotisations annuelles, taxe professionnelle.
• Formalités d’arrivée nouveaux salariés (DPAE, inscription mutuelle et prévoyance, inscription à la Médecine du Travail...).
• Formalités départ salariés / stagiaires.
• Apporter toute l’aide nécessaire au Responsable RH (à l’étranger) sur la législation française.

Vous disposez de 10 ans d'expérience dans un poste similaire. La maîtrise de l'anglais est impérative sur ce poste.
#LI-DNI